オンラインストレージサービスを使えば、どこからでも手軽にファイルにアクセスできるようになります。
中でも、Googleドライブは無料で使える上に、Googleのサービスとの連携が強力なツールです。
仕事でも使えるGoogleドライブですが、ビジネスで活用する上では注意点も存在します。この記事では、Googleドライブの特長と基本的な使い方、そしてビジネスで使う際の注意点について詳しく解説します。
目次
このブログを読んで得られること
Googleドライブの特長と基本的な使い方が分かる
ビジネスでGoogleドライブを活用する際の注意点が理解できる
Googleドライブの料金プランについて知ることができる
結論
Googleドライブは、無料で使える手軽さとGoogleサービスとの連携の良さが魅力のオンラインストレージサービスです。ワープロソフトやスプレッドシートをオンラインで共同編集できるなど、仕事の効率化にも役立ちます。
ただし、ビジネスで使う際は、セキュリティ面での配慮が必要不可欠。適切な共有設定やアクセス制限、2段階認証の設定などを行い、データ漏えいのリスクを最小限に抑えましょう。使い方を工夫すれば、Googleドライブはビジネスでも大いに活用できるツールとなるはずです。
理由
メリット
無料で15GBものストレージが使える
GoogleドキュメントなどGoogleのサービスと連携できる
ファイルの共有や共同編集がしやすい
高度な検索機能で目的のファイルをすぐ見つけられる
スマホやタブレットからもアクセス可能
デメリット
機密情報を扱う際のセキュリティ面での不安がある
社内での利用ルールを設けないと、データ管理が煩雑になる恐れがある
誤操作によるデータ消失のリスクがゼロではない
無料プランでは容量に限りがある
まとめ
Googleドライブは、無料で大容量のオンラインストレージが使えるだけでなく、Googleサービスとの連携も抜群。ファイルの共有や共同編集機能も備えているので、チームでの仕事にもってこいのツールです。
しかし、ビジネスで使う以上、セキュリティ対策は必須。アクセス権限の設定を適切に行い、2段階認証の利用を徹底するなど、情報漏えいを防ぐ工夫が求められます。また、社内でのルール作りを怠ると、かえって業務が滞る恐れもあります。
導入前にリスクをしっかり認識した上で、社内の体制を整えておくことが肝心。ビジネスでGoogleドライブを活用する際は、メリットを生かしつつデメリットを最小限に抑える使い方を心がけましょう。